Como administrar um condomínio?


Se você é síndico e quer melhorar a sua gestão, o CondoBrasil separou algumas dicas e informações importantes que com certeza irão te ajudar a gerar economia e trazer mais conforto aos moradores. Acompanhe com a gente!

como administrar um condominio
Uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos síndicos nos dias de hoje está diretamente relacionada a como administrar um condomínio. Sabemos que esse trabalho não é fácil e demanda dedicação e paciência, muitas vezes deixando o profissional responsável totalmente perdido.

Se você é síndico e quer melhorar a sua gestão, o CondoBrasil separou algumas dicas e informações importantes que com certeza irão te ajudar a gerar economia e trazer mais conforto aos moradores. Acompanhe com a gente!
 

As construções verticais

Com o aumento significativo do número de pessoas nas cidades, a construção vertical de prédios tem se tornado cada dia mais comum e a presença de moradias horizontais ou casas nos grandes centros já não é mais tão significativa.

Isso se deve ao fato de que a construção de prédios permite uma grande economia de espaço, fazendo com que mais pessoas possam viver naquele local, enquanto as moradias horizontais ocupam uma área maior e necessitam de um alto investimento em infraestrutura.

A diferença no valor da infraestrutura, bem como a divisão das despesas de um prédio entre todos os moradores permite que os condôminos desfrutem de mais benefícios e serviços, como manutenção da piscina e dos jardins, limpeza e iluminação de toda a área de uso comum do prédio, além de gastos com segurança, como porteiros 24 horas, câmeras e cercas elétricas, garantindo um ambiente agradável e seguro.

Esses serviços são cobrados dos moradores através da mensalidade do condomínio e, em geral, os preços são compatíveis com os benefícios oferecidos, por esse motivo também várias pessoas têm preferido morar em edifícios verticais.

No entanto, devido a quantidade de moradores existentes e a presença de espaços para uso comum em um edifício, é necessário que exista um profissional para supervisionar o seu funcionamento e realizar a administração do condomínio.

Esse profissional é conhecido como síndico e pode ser um condômino ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio.

Apesar de parecer simples, administrar um condomínio não é uma tarefa fácil e requer que o profissional tenha postura e conhecimentos específicos de administração e contabilidade, afinal, ele cuidará sozinho de todos os problemas do edifício, lidará com pessoas e situações diferentes e precisará manter o local em ordem.

No entanto, para administrar um condomínio corretamente, é necessário primeiramente conhecer os tipos de gestão existentes, visto que os edifícios possuem tamanhos diferentes e nem sempre o síndico atuará sozinho nessa administração.

Entre os principais tipos de gestão, temos:

 

Condomínio com síndico e administradora

Atualmente, existem empresas administradoras que cuidam da administração financeira de condomínios, evitando que o síndico se envolva em questões menores.

Nesse caso, a administradora será a responsável pelo pagamento de contas, contratação de funcionários, cobranças, criação de atas e assembleias, entre outras atividades, enquanto o síndico trabalhará mais como um fiscal dos atos da administradora.

No entanto, apesar do trabalho pesado ser realizado pela administradora, é preciso que o síndico esteja atento com relação a fiscalização das contas, pois caso haja algum problema, é ele que irá responder.
 

Condomínio com síndico terceirizado

Esse tipo de gestão é comum em condomínios muito grandes ou em situações onde nenhum morador quer exercer a função de síndico e preferem contratar um profissional.

O síndico terceirizado terá os mesmos papéis do síndico comum, trabalhando com a gestão do condomínio como um todo, resolvendo conflitos entre os moradores e desempenhando algumas funções da administradora, como por exemplo, ajudar na previsão orçamentária, conferir o pagamento das contas, cuidar dos contratos de prestadoras de serviços e, em alguns casos, ajudar a administradora na cobrança de débitos.
 

Condomínio somente com síndico

Apesar de ser raro nos dias de hoje, ainda existem condomínios onde o síndico atua sozinho, sem o auxílio de uma administradora. Isso é mais comum em edifícios pequenos e com poucos apartamentos.

Em situações como essas, o síndico atuará realizando todos os papéis de um síndico comum, além das funções da administradora, como controle de pagamentos, cobrança, contratos de fornecedores, entre várias outras atividades.

É importante que você tenha conhecimento do tipo de gestão adotada pelo seu condomínio para poder atuar de maneira correta utilizando as dicas e informações apresentadas aqui.
 

Administração Financeira

A administração financeira do condomínio é de responsabilidade do síndico – ou da administradora – por isso, é extremamente importante que ele esteja em dia com a parte financeira realizando um planejamento de contas e acertando os pagamentos como salário dos funcionários, contas de água e luz, impostos, taxas e fornecedores para que tudo fique bem explicado e possa ser cobrado dos moradores sem medo.

Além disso, o síndico também deverá estar atento com relação às questões administrativas, como emitir boletos bancários referentes às taxas de condomínio, representar o condomínio em órgãos públicos e homologações trabalhistas quando necessário, criar atas para registrar o que for decidido em reuniões e tudo o que acontecer no condomínio, entre outras atividades.
 

Prestação de contas

Realizar periodicamente a prestação de contas do prédio, bem como uma previsão orçamentária, mantendo tudo organizado e transparente perante os moradores também é muito importante para administrar um condomínio corretamente. Essa prática foi imposta pelo Código Civil e é obrigatória.

Algumas ações que poderão ajudar com a prestação de contas é fazer pelo menos 3 tipos de orçamento antes de realizar qualquer tipo de serviço no prédio (para casos emergenciais) e solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo quando contratar uma prestadora de serviços, anexando tudo a uma planilha completa para os moradores.

É importante também ter uma caixa emergencial ou fundo de reservas para onde destinará parte do valor das contas, nunca deixando no vermelho, visto que essa é uma garantia para casos emergenciais.
 

Manutenção predial

Os prédios possuem áreas comuns que demandam alguns cuidados, por isso, ao contratar serviços para a manutenção desses espaços, é necessário que o síndico – ou a administradora – faça a cotação de empresas especializadas, acompanhe o desenvolvimento das obras e trabalhos realizados no condomínio e realize o treinamento de funcionários do condomínio para uso e manutenção de equipamentos ou sistema de segurança.

Além disso, administrar um condomínio é cuidar também da segurança dos moradores, por isso, não se esqueça de pedir à empresa contratada para identificar seus funcionários, solicitando que utilizem crachás com foto, além de avisar os porteiros para que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas.
 

Assistência jurídica e contábil

É importante que o condomínio tenha respaldo de um advogado e de um contador. O advogado auxiliará em situações onde o síndico – ou a administradora – tenha que lidar com questões legais, além de evitar qualquer tipo de problema com o setor jurídico e dar uma boa assessoria em momentos de representação do edifício.

Já o contador, contribuirá em momentos de recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e Contribuição Sindical, além de apresentar as guias do CAGED e RAIS ao Ministério do Trabalho e à Receita Federal.
 

Bom relacionamento

Como falamos anteriormente, administrar um condomínio não é um trabalho fácil e, para ser um bom gerenciador e conduzir a administração com ética, o síndico deverá ter muita paciência, sendo firme e justo em suas decisões, afinal, desempenhará tarefas que envolvem opiniões e necessidades de outras pessoas.

Uma dica importante é sempre procurar por soluções antes de encontrar culpados, principalmente em casos mais drásticos ou poderá causar problemas ainda maiores. Além disso, os moradores devem estar cientes das regras que regem o condomínio, portanto, não deixe de informar os condôminos, de forma equilibrada, a respeito do que é certo ou errado quantas vezes forem necessárias.

Procure explicar tudo da melhor forma possível, respeitando os moradores, fornecedores e funcionários, e esforçando-se ao máximo para não causar atritos. Lembre-se que o tratamento entre os moradores deverá ser igualitário, ou seja, se uma multa foi aplicada a um morador, todos que infringirem a mesma regra também deverão ser multados.
 

Administrando a área comum do condomínio

Administrar um condomínio é também cuidar das áreas comuns de um edifício, ou seja, os locais do edifício que são utilizados comumente pelos moradores, como por exemplo, piscina, elevador, parquinho e salão de festas. É responsabilidade do síndico gerenciar esses espaços e equipamentos, seguindo as regras previstas na convenção condominial.

Em casos de condomínios com salão de festas, por exemplo, a reserva deverá ser realizada com antecedência, para evitar disputas de datas. Além disso, o regimento interno deverá conter informações referentes ao uso correto dos equipamentos e a cobrança destinada a manutenção e limpeza do local.

Lembrando que, caso algum condômino não siga as regras presentes na convenção condominial para uso das áreas comuns, o mesmo poderá receber advertências verbais ou por escrito e, em último caso, ser até multado. No entanto, ele tem o direito de se defender e poderá solicitar uma assembleia para solucionar o problema.

Não se esqueça que você é o responsável pelo bem-estar de todos os moradores, por isso, avalie a melhor maneira de resolver questões, evitando criar conflitos entre moradores e sem injustiças. Utilizando as informações apresentadas aqui, sua gestão melhorará e com certeza o edifício administrado por você será um dos melhores lugares para se viver.

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